Perencanaan sistem "Plan and Control"

Perencanaan merupakan proses pembuatan peta perjalanan kita menuju masa depan. Dengan perencanaan yang baik masa depan kita tidak kita biarkan terjadi karena suatu kebetulan, namun kita pilih sesuai dengan yang kita kehendaki, dan dapat kita wujudkan dengan segala upaya dan usaha yang dapat kita ukur.

PERENCANAAN YANG BAIK MENGHASILKAN YANG BAIK

Memiliki Organisasi yang berkembang dengan baik dan memberikan hasil yang maksimal harapan kita semua, membangun sebuah organisasi sama dengan membangun sebuah gedung yang memerlukan sebuah perencanaan yang baik, sehingga seluruh sumber daya yang kita miliki dapat kita pergunakan secara maksimal.

Mari kita mencoba membuat sebuah perencanaan :
A. Pendekatan Operasional> Pendekatan Plan dan Kontrol
Pendekatan Plan dan Control sangat umum digunakan oleh perusahaan dengan management bersifat tradisional, masa depan organisasi direncanakan melalui sistem ini sangat berkaitan dengan pendekatan "command and control".

Perencanaan disusun > direncanakan > kemudian di implementasikan.

Dalam proses Implementasi : Pelaksanaannya kita selalu membandingkan bagaimana proses pelaksanaannya dengan rencana yang telah disusun, bila sesuai kita lanjutkan, bila tidak kita akan melakukan proses perbaikan/koreksi agar dapat berjalan dengan apa yang telah direncanakan.

Pendekatan "Plan dan Control" titik fokus ditekankan pada "Implementasi", organisasi berupaya untuk mendapatkan data atau informasi yang berkaitan erat terhadap Implementasi dari rencana. Perencanaan denga sistem "Plan and Control" masa depan perusahaan dibangun berdasarkan prediksi (predictable) tidak jarang kita melakukannya berdasarkan data masa masa lampau (past data. Bilamana Implementasi tidak sesuai dengan perencanaan ada kecendrungan Implementasi diubah sesuai dengan apa yang telah direncanakan.

Perubahan perencanaa sangat jarang dilakukan, karena dalam proses "Plan and Control" data-data yang kita kumpulkan hanya untuk memantau Implementasi, bukan melakukan evaluasi terhadap rencana, akibat yang timbul adalah person di dalam organisasi hanya terfokus kepada upaya agar implementasi dapat berjalan sesuai dengan rencana. Dalam situasi bisnis yang normal dan stabil pola pendekatan ini dapat kita gunakan, dengan melakukan prediksi atas data pencapaian yang lalu masa depan perusahaan dapat direncanakan relatif akurat. Dalam situasi bisnis yang sangat kompetitif dan mengalami banyak tekanan, kondisi bisnis saat ini pola pendekatan ini memiliki beberapa kelemahan :

- Personal dalam organisasi kurang punya dorongan untuk dapat melakukan Improvement dalam periode implementasi rencana, perhatian dari kita selalu mengupayakan agar implementasi dapat berjalan sesuai dengan perencanaan sebelumnya. Improvement hanya dilakukan pada saat organisasi sedang menyusun perencanaan, sehingga bila suatu kondisi yang memaksa untuk adanya Improvement "respon dari organisasi sangat lambat" bahkan sering terlambat.